Die GWS hat den Projektauftrag der Handelskontor Seevetal GmbH, Dachorganisation und Hauptgesellschafterin des vor allem in Nord- und Ostdeutschland aktiven Produktionsverbindungshändlers „Partner für Technik“ gewonnen. Die GWS wurde beauftragt, die gesamte vorhandene IT-Struktur bei „Partner für Technik“ zu reorganisieren und an den über 35 Standorten die Software gevis ERP | NAV einzuführen. Die Handelskontor Seevetal GmbH, die rund 250 Millionen Umsatz macht und sich auf die Bereiche Stahl, Haustechnik sowie Bau und Werkzeug fokussiert, verspricht sich von der nach eigenen Worten „IT-Revolution“ eine deutliche Verschlankung und Beschleunigung der Prozesse. Nach Abschluss der Implementierung werden bei dem E/D/E-Mitglied beinahe 1.000 Mitarbeiter die neue IT nutzen.
Ausschlaggebend für die Beauftragung der GWS war bereits 2015 ein prüfender Blick der Handelskontor Seevetal GmbH auf die vorhandene IT-Struktur, die sich aus einer selbst entwickelten, proprietären Warenwirtschafts-Lösung auf AS/400 Basis sowie verschiedenen Subsystemen unterschiedlicher Hersteller und Eigenentwicklungen für PC- und Internet-Anwendungen zusammensetzte. „Obwohl wir auf dieser Basis grundsätzlich noch länger hätten arbeiten können“, so Ulrike Bücher, geschäftsführende Gesellschafterin des Unternehmens, „zeigte sich, dass wir mittelfristig an Grenzen stoßen werden, da die Umsetzung neuer rechtlicher Anforderungen wie zum Beispiel das Reverse-Charge-Verfahren im Stahlbereich oder die Einführung von SEPA-Mandaten kontinuierlich Programmier-Kapazitäten erforderte.“ Gleiches galt für die Weiterentwicklung von Handelsfunktionen des Systems, zum Beispiel die Pflege von Schattendatenbanken oder den EDI-Belegaustauch mit Lieferanten. Durch die dezentrale Struktur der bisherigen IT-Landschaft erwies sich zudem die Betreuung mit Updates oder Sicherheitsmechanismen als zunehmend aufwändig.
Recherche im Markt
Im Wissen, dass für die Unternehmensgruppe eine neue IT-Struktur notwendig wird, startete das Unternehmen noch im gleichen Jahr eine Recherche nach passenden ERP-Systemen. In die nähere Auswahl kamen hierbei nur Anbieter, die Kunden im Produktionsverbindungshandel nachweisen konnten und über eine Branchenlösung verfügten, die schon in der Standard-Version die meisten Anforderungen der „Partner für Technik“-Unternehmensgruppe abdecken konnten. Wichtig waren für die Auswahlkommission rund um die geschäftsführende Gesellschafterin dabei besonders nachweisbare Erfahrungen im Intercompany-Bereich, also dem gegenseitigen Einkauf oder der gemeinschaftlichen, aber getrennt administrierten Logistik. Die Investitionssicherheit der Software und des IT-Partners, die Einbindung eines vorhandenen Online-Shops sowie die moderne Gestaltung der Softwarebedienoberfläche ergänzten das Anforderungsprofil des Unternehmens. „Da wir sehr viele junge Mitarbeiter haben, die state of the art sind, mussten wir uns keine Sorgen machen, dass der Wechsel von einer ASCI-Zeichen basierenden Oberfläche nicht klappen könnte“, so Bücher.
Entscheidung für GWS
Nach ausführlichen Workshops mit den Anbietern, einigen Vor-Ort-Besuchen bei Anwendern und einer genauen Analyse der mit dem IT-Wechsel verbundenen Prozesse, entschied man sich 2017 für die GWS. Neben der Sicherheit der Microsoft-Technologie und der rollenbasierenden Lösung spielte insbesondere die IT-Zentralisierung und die damit verbundenen Vorteile eine wichtige Rolle. Bücher: „Während wir die Warenwirtschaftslösung früher an jedem Rechner und die Daten auf einem eigenen Server je Gesellschaft hinterlegt hatten, werden künftig die Software und alle Daten zentral im bauXpert-Rechenzentrum in Bad Bramstedt gespeichert und von jedem Standort aus über sogenannte Thin Clients abgerufen.“ Zu den Vorteilen dieser IT-Zentralisierung zählen ein deutlich schnellerer und besserer Zugang zu Kunden- und Produktdaten, kostengünstigere Updates aber auch erheblich mehr IT-Sicherheit.
Projekt-Abschluss bis spätestens 2021
Bei der Projektumsetzung wird ein sukzessives Verfahren eingesetzt, das heißt: Erst wird die Zentrale der Unternehmensgruppe, die Handelskontor Seevetal GmbH umgestellt, dann folgen nach und nach die acht Gesellschaften der Unternehmensgruppe mit den insgesamt mehr als 35 Standorten, beginnend mit der Handelshof Vorpommern GmbH. Ziel ist es, dass bis spätestens 2021 alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter flächendeckend mit der Software gevis ERP | NAV arbeiten und die Dokumentenmanagement-Lösungen s.dok und s.scan sowie alle relevanten Softwaresysteme aus dem Stahlbereich nutzen. Noch nicht endgültig entschieden ist, ob auch das BI-Tool BI1 und ein neues Lagerverwaltungssystem in das Projekt einbezogen werden. Die Verknüpfung der eigenen Software mit den E/D/E-Abläufen, wie zum Beispiel die Verbindung zum Zentrallager oder die Nutzung der Produktdatenkataloge, ist ebenfalls vorgesehen. In den Gesellschaften, die noch nicht umgestellt sind, wird die bestehende Software jeweils weitergenutzt.
